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Publicado originalmente por Franco Vielma en Medium el 23 de diciembre

gráficos y teléfono inteligente
Imagen Cortesía de cpavision.com.mx

La gestión integral de cualquier empresa o emprendimiento, tiene frente sí la imperiosa necesidad de llevar adelante sus procesos frente a realidades socioeconómicas inciertas sumamente turbulentas y cambiantes.

Como sabemos, el dinamismo del contexto económico viene aderezado con un ingente caudal de información que para los decisores, son una madeja de datos a ser procesados con sentido de eficacia, pertinencia y oportunidad.

Es así como irrumpen en el mundo actual las empresas guiadas por datos (DDE por su nombre en inglés), abriéndose paso en esta trama de competitividad, y desarrollando modelos de gestión altamente respaldados por el uso de la información. Para estas empresas, resulta indispensable construir y desarrollar estrategias de gestión de datos, sabiendo en primer lugar, lo que no debemos hacer mediante experiencias en empresas grandes y pequeñas.

En ocasiones, tener claro lo que no debemos hacer, abre el camino para determinar con claridad lo que debemos hacer.

1. No reconocer la importancia y el valor de la información.

¡La madre de todos los errores! De aquí devienen los principales deslices en la implementación de una estrategia de manejo de datos, ya que al no reconocer el valor estratégico de la información, esta se diluye y con ella la oportunidad de elevar a niveles superiores el proceso de gestión.

Un ejemplo emblemático de ello ocurrió con la franquicia McDonalds en Bolivia. Sin estudios rigurosos de mercado, la cadena estadounidense asumió el reto de conquistar los paladares bolivianos abriendo establecimientos para vender sus tradicionales hamburguesas y compitiendo con miles de franquicias y negocios oriundos de comida rápida con particularidades gastronómicas locales. Esto tuvo especial énfasis en la capital, La Paz. ¿El resultado? Aun haciendo algunas adaptaciones a sus menús, la cadena de las hamburgueses y papas fritas no logró posicionarse en el mercado boliviano, invirtiendo grandes cantidades de dinero en publicidad y con resultados bastante por debajo de lo esperado.

Gif animado de payaso Ronalld McDonald
Cortesía de giphimage.com

2. Tener un ama de llaves.

Al mejor estilo de la casera responsable de las llaves, hay empresas que incurren en el anticuado y fatal error de manejar un esquema cerrado y limitado en la gestión de la información, donde su gestión recae específicamente un uno o unos pocos responsables del acceso y su administración.

Los ejemplos son incontables, especialmente en las pequeñas empresas. Uno de ellos es el caso típico donde el administrador, quien cae enfermo, no puede presentarse a la oficina, fectando la disponibilidad de la información sobre, por ejemplo, balances fiscales, durante, por ejemplo, una inspección de hacienda.

El paradigma de las nuevas tecnologías y los modelos de gestión de información, se sustentan del sentido de globalización del dato, es decir, la conexión de todos los datos de una organización para su manejo discrecional mediante un sistema en red, donde la información pueda estar disponible en tiempo real para un grupo de responsables con facultad de decisión.

Esto equivale a cambiar al ama de llaves y su enorme manojo, por llaves colocadas discreta y estratégicamente en varios puntos de la casa, que sean accesibles a otros que allí habitan.

buscapersonas
Cortesía de giphy.com

3. Dejarle todas las llaves al cerrajero.

Siguiendo la línea del caso “vintage” del ama de llaves, también tenemos otro ejemplo, como el de delegarle las llaves al cerrajero. Puede sonar algo absurdo, pero en realidad es una práctica bastante común.

Muchas pequeñas y medianas empresas han incurrido en el error de adquirir plataformas para su gestión de datos y delegar esos servicios a totalidad a un tercero, prácticamente entregando todo su arsenal de información a un prestador de servicio, generalmente externo, y sin capacitar a su personal para el manejo integral de las plataformas utilizadas.

Este error no ayuda a muchas empresas a forjar su modelo de gestión desde la cultura Data-Driven para la administración de datos y la toma de decisiones. Teniendo como consecuencia la gestación de una dependencia enorme frente a factores exógenos.

Entregar todas las llaves de casa a cualquier cerrajero, supone que los decisores quedan inhabilitados de gobernar el dato, limitando su disponibilidad y uso, quebrantando su integridad y seguridad. En términos prácticos, sería exactamente igual a que el dueño de casa deba pedirle al cerrajero que abra la puerta cada vez que desee entrar o salir.

fotograma de una escena de Matrix Reloaded
Fotograma del “Keymaker” en Matrix Reloaded.

4. El cuarto de los trastes.

Hay empresas que dan a su información, el mismo trato que dan a muchos de sus bienes que van a dar al depósito. ¡Monumental error!

Lamentablemente, en muchos casos, las empresas manejan su información tal cual como lo hacen con sus bienes desincorporados: almacenándolos con productos de limpieza y objetos perdidos, en un galpón de la empresa, volviéndose tal lugar un laberinto inaccesible hasta para los propios responsables de resguardarlo.

Ecena de una pelicula. Almacén con cajas
Escena final de Indiana Jones and the Raiders of the Lost Arc. Cortesía de wykop.pl

Este error refleja la ausencia de procesos eficientes y sencillos de clasificación, almacenamimento y migración de datos. ¿Cuántas pequeñas y medianas empresas han perdido información debido al cambio traumático de una plataforma a otra? ¿Les suena familiar ese ejemplo? Seguramente sí.

5. Creer que las modas duran mucho tiempo

El uso de pantalones acampanados en los años 90 fue tan fugaz, que semejante moda fue apenas un parpadeo en el mundo de los trapos. Si algo demuestra el mundo de la moda, es que las preferencias suelen ser efímeras, aunque algunas se resistan y perduren un tanto, como el horrendo “mullet” que muchos hombres usaron en los años 80. La tecnología no está excenta de que le ocurra lo mismo.

Uno de los principales errores en muchas empresas, sin importar su tamaño, es no atender el desfase y obsolescencia de su apresto tecnológico. Es más grave aun cuando este afecta integralmente la gestión de la información.

Para las empresas que no están guiadas por datos, el problema del desfase es bastante serio, pues ocurre con suma rapidez y en ocasiones de manera inadvertida, en especial cuando el uso de la tecnología para el manejo de datos se asume como un aspecto accesorio y no neural. Considerar en segundo lugar de importancia la tecnología utilizada, no posibilita hacer una adecuada planificación sobre su uso. 

En muchos casos algunas empresas prescinden de una adecuación y actualización de su metodología e infraestructura tecnológica, asumiendo que sus actuales recursos “vienen bien” porque alguna vez “estuvieron de moda” o fueron de suma utilidad. Por eso es bastante común que algunas pequeñas empresas aun usen alguna versión de Saint administrativo, Excel o Microsoft Proyect, pues según sus responsables tales plataformas “funcionan” y nadie quiere sustituir algo que funcione.

No obstante las inercias que imponen el dinamismo económico y la sociedad de la información, dejarán a la vista el desfase tecnológico y este se notará en los resultados y rendimiento de una empresa.

Sería el caso idéntico de quien va a una fiesta en pleno 2018 con pantalones acampanados, justo ahora en que volvieron a la moda los pantalones de bota estrecha. A menos que se trate de algún nostálgico que quiera lucir bastante “retro”, con look de los 90 o de los 70, el desfase no pasará inadvertido.

Chico rubio hablando
Cortesía de Reddit.

No obstante la tecnología no es tan amable como las modas en los pantalones. A diferencia de ellos, la tecnología no va y viene. Hablando de modelos de gestión de datos asociados a la dirección empresarial, lo que es obsoleto simplemente queda atrás y difícilmente volverá a ser de utilidad, pues el aumento exponencial del caudal de datos hace que ellos sean inmanejables mediante plataformas y metodologías viejas.

Entonces, un principio elemental de toda empresa o emprendimiento, debe ser orientar sus procesos con un gran sentido de apertura al cambio de look. Además, nunca viene mal.


Franco Vielma

Franco Vielma

Sociólogo, analista y escritor. Sociedad, economía, sociedad de la información, comunicación, procesos socioculturales.

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